Wie die Tölke + Fischer Gruppe ihre Unterweisungen online durchführt

Schulungstool im Einsatz bei der Tölke + Fischer Gruppe

„Am Ende hat uns die einfache und klare Bedienung überzeugt“

… fasst Thomas Küch zusammen, Leiter der Organisationsentwicklung bei der Tölke + Fischer Gruppe, einem Autohandelsunternehmen aus Nordrhein-Westfalen.

Mit 680 Mitarbeitern an 13 Standorten bietet Tölke + Fischer Fahrzeuge und Dienstleistungen der Volkswagen-Gruppe sowie der Marken Ford, Fiat, KIA und Volvo an. Das inhabergeführte Familienunternehmen besteht seit über 80 Jahren.

Präsenzunterweisungen ohne verlässliche Dokumentation

Die Automobilindustrie mit ihren neuen Antriebskonzepten und vielen neuen Modellen wird immer komplexer. Für Autohändler ist der Verwaltungsaufwand enorm gestiegen. Das Vermitteln der neuen Technologie und der damit verbundenen Hard- und Softskills an die Mitarbeiter wird zum Erfolgsfaktor.

Aus diesem Grund hat die Tölke + Fischer Gruppe frühzeitig eine eigene Akademie gegründet. Ein breites Seminarprogramm zu den Themen Technik und Kundenmanagement wurde in Präsenzform angeboten.

Der Themenbereich „Unterweisungen“ ergänzte das Schulungsprogramm und stellte die Akademie vor große Schwierigkeiten.

„Die Seminare zum Arbeitsschutz waren immer mit viel Aufwand und Stress verbunden. Mitarbeiter mussten kurzfristig absagen wegen Krankheit, viel Arbeit oder sonstiger Verhinderung. Und dann musste es oft schnell gehen und die Inhalte wurden nur ‚husch husch‘ vermittelt.“

Das größte Problem war jedoch die fehlende Nachvollziehbarkeit. Die Dokumentation glich einem Flickenteppich. Niemand konnte aus den unzähligen Papierlisten schnell die Information geben, ob Mitarbeiter XY bereits an einer wichtigen Arbeitsschutzunterweisung teilgenommen hat.

„Hier ist uns dann bewusst geworden, dass wir ein enormes Haftungsrisiko eingehen, wenn mal etwas passiert und wir nicht korrekt unterwiesen haben.“

Die Suche nach einer Lösung

Es wurde immer klarer, dass eine Online-Lösung gefunden werden musste, um das Thema „Unterweisungen“ kompetent zu managen. Google spuckte eine Handvoll großer E-Learning-Plattformen aus, die mit unzähligen Funktionen auf sich aufmerksam machten.

Nach mehreren Testaccounts und langem Ausprobieren kam dann aber die Ernüchterung. Denn zwei Probleme haben sich immer wieder bestätigt. Zum einen war das eigene Hochladen von Inhalten (Videos) nicht möglich. Zum anderen waren die getesteten E-Learning-Tools so komplex und überfrachtet, dass die Nutzung alles andere als einfach war. Das ist den Mitarbeitern von Tölke + Fischer aber besonders wichtig, denn …

Die Mitarbeiter sind IT-müde

Mit neuen IT-Lösungen hat man in der Vergangenheit nicht immer ein glückliches Händchen gehabt. Das führte dazu, dass die Mitarbeiter bei neuer Software erst einmal sehr skeptisch sind. Nur ein einfaches und klares Bedienkonzept schafft die nötige Akzeptanz, um ein neues Tool für die tägliche Arbeit zu etablieren.

Schulungstool im Test

„Schulungstool war uns zunächst unbekannt, machte aber beim Testen sofort einen guten Eindruck. Die Bedienung ist schnörkellos und gelingt intuitiv. Bei einem Online-Produkt habe ich noch nie so einen guten Support erlebt. Das ist eine gute Mischung zwischen persönlicher Beratung und standardisierter Software-as-a-Service.“

Bei einem gemeinsamen Gespräch wurde das fehlende Hochladen von eigenen Videos thematisiert. Denn dies war nach wie vor ein KO-Kriterium, auf das man nicht verzichten konnte. Die Freude war groß, als das Team von Schulungstool dieses Feature als zusätzliche Standardfunktion implementiert hat.

„Was kann es Besseres für unsere Produktentwicklung geben als einen sinnvollen Funktionswunsch direkt aus der Kundenpraxis? Wir sind zum Glück so schnell und flexibel, dass wir die Videounterstützung zügig für alle Kunden zur Verfügung stellen konnten.“

Schulungstool im Produktivbetrieb

Da das ganze System einfach und logisch aufgebaut ist, gab es keine großen Schwierigkeiten beim Start. Bei der Einführungsphase zu Beginn hat das Team von Schulungstool unterstützt. Die Lerninhalte mussten erstellt und den Unterweisungen zugeordnet werden. Die Töfi- Akademie setzt dabei hauptsächlich auf Videoinhalte. Aus diesem Grund wurden mehrere Media-Tower für die Seminarräume angeschafft.

Zu Beginn wurde außerdem geprüft, ob die ersten Einladungen zu den Online-Unterweisungen angekommen sind.

Die verantwortlichen Mitarbeiter haben sich schnell eingearbeitet und wissen das System gut zu nutzen. Es hat sich an mehreren Stellen ein „Aha-Effekt“ eingestellt, wenn notwendige Einstellungen im System gefunden wurden. Das Feedback ist positiv.

„Jetzt im laufenden Betrieb ernten wir die Früchte unserer Umstellung auf Schulungstool.“

Die Verwaltung ist um ein Vielfaches einfacher geworden. Der ganze Papierkram mit den unterschriebenen Seminarlisten ist verschwunden und nicht mehr nötig.

Die Kollegen aus Vertrieb und Werkstatt absolvieren ihre Unterweisungen flexibel mit Schulungstool, ohne zu einem festen Termin in einen Seminarraum kommen zu müssen.

Und zu guter Letzt ist die Nachvollziehbarkeit endlich gewährleistet. Mit einem Knopfdruck zeigt Schulungstool, wer welche Unterweisung bereits gemacht hat. Das gibt Sicherheit bezüglich der Haftungsfrage.