Compliance-Regeln werden für die Arbeitswelt immer wichtiger. Sie sind die Werkzeuge, die große Unternehmen verwenden, um selbst gesetzte ethische Standards und Ziele zu erreichen. Sie bestimmen in gewissem Grad das Verhalten der Mitarbeiter untereinander und im Umgang mit Dritten. In diesem Text haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zum Thema zusammengefasst und erklären, warum sie für Unternehmen wichtig sind.
Was sind Compliance-Regeln?
Der englische Begriff Compliance kann mit Beachtung übersetzt werden. Darunter sind Regeln und Mechanismen zusammengefasst, die sicherstellen sollen, dass sich ein Unternehmen stets korrekt verhält. Sie müssen also beachtet werden, um sich und den Arbeitgeber nicht in Probleme zu bringen.
Bei Compliance-Regeln handelt es sich nicht nur um einzelne Vorgaben, sondern um ein ganzes System, das ineinander greift. Die Regeln werden von der Geschäftsführung vorgegeben und sind damit verbindlich für die Mitarbeiter aller Hierarchieebenen. Durch die verhindert ein Unternehmen, dass es gegen geltende Gesetz oder ethische Standards verstößt.
Erfolgreiche Anwendung bringt Wettbewerbsvorteile
Unternehmen mit einem ausgereiften Compliance-Management-System haben einen Wettbewerbsvorteil. Sie stellen unter Beweis, dass sie sich mit ihren Gefahren und Risiken auseinandergesetzt und passende Maßnahmen entwickelt haben, ihnen entgegenzuwirken. Außerdem legen viele Auftraggeber, darunter auch öffentliche Stellen wie Behörden und Ämter, großen Wert auf ein richtiges Compliance-Management. Es ist oft ein Kriterium von Ausschreibungen. Ein erfolgreiches CMS (nicht zu verwechseln mit einem Content Management System) können sich Unternehmen gemäß ISO 19600 zertifizieren lassen.
Wie sehen solche Regeln aus?
Der in der Öffentlichkeit am häufigsten genannte Aspekt betrifft persönliche Geschenke oder Vorteile, die Mitarbeiter erhalten. Sie können beispielsweise von Kunden stammen, die damit einen Dank und eine Wertschätzung zum Ausdruck bringen wollen, oder von anderen Parteien, die sich möglicherweise eine Bevorzugung erhoffen. Compliance-Regeln schaffen diesbezüglich Klarheit bei den Mitarbeitern. Diese wissen dann, ob und in welchem Umfang sie solche Zuwendungen annehmen dürfen.
Des Weiteren legen die Regeln Prozesse fest: Muss ein Mitarbeiter eine Zuwendung melden? Kann er sich von einem Vorgesetzten die Erlaubnis erteilen lassen, ein Geschenk anzunehmen? Die Regeln gelten selbstverständlich auch in die andere Richtung. Ein Unternehmen kann beispielsweise ausschließen, selbst größere Zuwendungen zu verteilen.
Auch die Gleichbehandlung ist ein wichtiger Teil der Compliance-Regeln. Unternehmen verpflichten sich, niemanden (Mitarbeiter, Kunden, Mitbewerber) zu diskriminieren. Es gibt weitaus mehr Themen, die in den Compliance-Regeln eines Unternehmens behandelt werden. Dazu zählt unter anderem auch der Umgang mit dem Datenschutz.
Der elementarste Punkt in einem Compliance-Regelwerk befasst sich allerdings damit, wie ein Unternehmen mit Verstößen umgeht. Dieser definiert, nicht nur die Prozesse, die zur Aufarbeitung eines Verstoßes durchgeführt werden. Er regelt zudem das Maß an disziplinarischen Maßnahmen, das ein Unternehmen ergreifen kann, wenn ein Bruch der Compliance-Richtlinien ans Tageslicht gekommen ist. Im schlimmsten Fall ist sogar eine außerordentliche Kündigung des Mitarbeiters möglich.
Wie führt man Compliance-Regeln in einem Unternehmen ein?
Es reicht nicht aus, einem Unternehmen einen Compliance-Katalog überzustülpen. Die Maßnahmen müssen konkret auf seine Risiken zugeschnitten sein. Das setzt im Vorfeld eine Analyse voraus. Die genau geplanten Maßnahmen sind auch ein wichtiger Faktor, der dabei hilft, eine Compliance-Kultur in einem Unternehmen wachsen zu lassen. Sind die Regelungen für die Mitarbeiter nachvollziehbar, werden sie sich eher mit ihnen identifizieren. Passen einige Regeln nicht zum Unternehmen, wird möglicherweise das gesamte System als sinnfrei gesehen.
Für Führungskräfte ist deswegen eine Compliance Schulung unerlässlich. In ihr lernen Sie nicht nur, wie eine Analyse vor der Einführung eines Regelwerks auszusehen hat, sondern auch, aus welchen Punkten dieses zu bestehen hat. Die Regeln stehen in einem Spannungsfeld zwischen Strenge, Verunsicherung der Mitarbeiter und Effizienz. Sind sie zu eng gefasst, werden die Mitarbeiter entmutigt, bestimmte Entscheidungen selbst zu treffen. Sie holen sich den Rat von Vorgesetzten ein, was die Arbeitsabläufe hemmt. Strenge Regeln könnten zudem den Eindruck erwecken, dass die Geschäftsführung ihren Mitarbeitern grundsätzlich misstraut. Das könnte dem Betriebsklima schaden. Deswegen ist die Einführung von Compliance-Regeln auch immer mit der richtigen Kommunikation verbunden. Auch diese Fähigkeiten werden bei einer Compliance Schulung vermittelt.