Muss meine IT-Abteilung in den Prozess eingebunden werden?

Nein. Die Person, die für Unterweisungen zuständig ist, führt Schulungstool selbst ein, etwa die Fachkraft für Arbeitssicherheit, die Personalabteilung oder das Qualitätsmanagement: Sie legt das Konto an, lädt die Mitarbeiter ein und weist die Kurse zu. Ein IT-Projekt entsteht dabei nicht. Ihre IT-Abteilung brauchen Sie nur für optionale Anbindungen wie Single Sign-on und, falls in Ihrem Unternehmen üblich, für die Sicherheitsprüfung neuer Software.

Wer übernimmt was bei der Einführung?

• Die zuständige Fachabteilung richtet den Testzugang ein, legt die Mitarbeiter an, erstellt Kurse aus eigenen Folien und Videos oder nutzt fertige Unterweisungsinhalte und weist die Kursteilnahmen zu. Die Mitarbeiter kommen auf mehreren Wegen ins System: über den eingebauten Import-Assistenten als Excel- oder CSV-Datei, per E-Mail-Einladung, per Selbstregistrierung über Link oder QR-Code oder über Single Sign-on. Das alles geschieht im Administrationsbereich und erfordert keine IT-Kenntnisse.
• Ihre Mitarbeiter rufen Schulungstool im Browser auf, am PC, Tablet oder Smartphone, und erledigen ihre Kurse.
• Schulungstool übernimmt Hosting in Deutschland, Updates und Support.
• Ihre IT-Abteilung hat im Normalfall keine Aufgabe. Gefragt ist sie nur in den drei Fällen im nächsten Abschnitt.

Wann ist Ihre IT-Abteilung trotzdem gefragt?

• Single Sign-on: Ihre IT registriert Schulungstool in Ihrem Identity Provider, etwa Microsoft Entra ID, und gibt die Zugangsdaten an Ihren Schulungstool-Administrator. Bei Microsoft Entra ID läuft das Client-Secret nach höchstens 24 Monaten ab; rechtzeitig vorher legt Ihre IT ein neues an, das Ihr Administrator einträgt.
• Zertifikatsablage auf eigenem SFTP-Server oder S3-Bucket: Ihre IT stellt die Zugangsdaten bereit.
• Sicherheits- und Datenschutzprüfung: Ihre IT-Sicherheit oder Ihr Datenschutzbeauftragter prüft die Unterlagen, die im Administrationsbereich bereitstehen; was dazu gehört, beschreibt die FAQ Ist die Dokumentation mit dem Datenschutz und der DSGVO kompatibel?

Welche Geräte und Browser Ihre Mitarbeiter brauchen und wie Single Sign-on technisch funktioniert, beantwortet die FAQ zu den Systemanforderungen.