Personio-Integration für Schulungen und Unterweisungen
Die Personio-Integration legt Ihre Mitarbeiter automatisch in Schulungstool an, hält Namen, Abteilungen und Standorte aktuell und deaktiviert Benutzer zum Austrittsdatum – Zertifikate und Schulungsverlauf bleiben für Audits erhalten. Schluss mit Doppelpflege in HR-System und Schulungssoftware.
Beta-Zugang anfragenEine kurze E-Mail genügt – während der Beta ist die Integration in allen Tarifen enthalten.
Automatisch anlegen und aktuell halten
Neue Mitarbeiter aus Personio erscheinen von selbst in Schulungstool – mit Name, E-Mail-Adresse, Abteilung und Standort. Über die Zuordnung von Abteilungen zu Gruppen erhalten sie ihre Pflichtschulungen automatisch zugewiesen.
Austritte sauber abgeschlossen
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, wird sein Benutzer zum Austrittsdatum deaktiviert – bis dahin kann er laufende Pflichtschulungen abschließen. Zertifikate und Schulungsverlauf bleiben dauerhaft erhalten, nichts wird gelöscht.
Nichts passiert ohne Vorschau
Vor der Aktivierung zeigt ein Probelauf exakt, was die erste Synchronisation tun würde – wer angelegt, aktualisiert oder deaktiviert wird. Ein Schwellen-Schutz hält ungewöhnlich viele Deaktivierungen an, bis Sie sie ausdrücklich bestätigen.
So funktioniert die Einrichtung
Sie richten die Integration als Administrator selbst ein – ein Assistent führt Sie durch alle Schritte, ganz ohne IT-Projekt. Im Kern sind es drei Etappen:
- Verbinden: Sie legen in Personio API-Zugangsdaten mit Lesezugriff an und tragen sie in Schulungstool ein. Die Verbindung liest nur Mitarbeiterdaten – nach Personio wird nichts geschrieben.
- Auswählen und zuordnen: Sie wählen, welche Abteilungen und Standorte synchronisiert werden, und ordnen Abteilungen den Schulungstool-Gruppen zu – so bekommen neue Mitarbeiter ihre Kurse automatisch.
- Vorschau prüfen und aktivieren: Der Probelauf zeigt jede geplante Änderung. Erst wenn Sie aktivieren, wird synchronisiert – danach läuft die Integration automatisch und informiert Sie, wenn etwas Ihre Entscheidung braucht.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots finden Sie im Hilfe-Artikel Personio verbinden.
Häufige Fragen zur Personio-Integration
Was kostet die Personio-Integration?
Während der Beta-Phase ist die Personio-Integration in allen Tarifen enthalten, ohne Aufpreis. Es gelten die normalen Schulungstool-Preise nach Benutzerzahl.
Schreibt Schulungstool Daten nach Personio zurück?
Nur, wenn Sie es möchten: Auf Wunsch legt Schulungstool abgeschlossene Schulungszertifikate automatisch in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters ab – in einer Dokument-Kategorie Ihrer Wahl, mit Zustellprotokoll. Darüber hinaus wird in Personio nichts verändert; die Mitarbeiterdaten selbst werden ausschließlich gelesen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter austritt?
Der Benutzer wird zum Austrittsdatum deaktiviert – bis dahin bleibt er aktiv und kann Pflichtschulungen abschließen. Zertifikate und Schulungsverlauf bleiben dauerhaft erhalten und stehen für Audits bereit; gelöscht wird nichts automatisch.
Funktioniert das auch für Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse?
Ja. Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse werden ganz normal angelegt; ihre Zugangsdaten übergeben Sie als gedruckten Handzettel. Wie das geht, zeigt der Hilfe-Artikel Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse schulen.
Behalte ich die Kontrolle über Einladungen und E-Mails?
Ja. Beim ersten Abgleich werden grundsätzlich keine E-Mails verschickt – Sie prüfen das Ergebnis und laden Ihre Mitarbeiter dann gesammelt ein. Für den laufenden Betrieb entscheiden Sie, ob neue Mitarbeiter sofort, später oder gar nicht per E-Mail eingeladen werden.
Welche Voraussetzungen gibt es in Personio?
Sie brauchen Administrator-Zugriff auf Personio, um dort API-Zugangsdaten mit Lesezugriff auf Personen und Anstellungen anzulegen (in Personio unter Einstellungen > Integrationen > API-Zugangsdaten). Schulungstool prüft die Verbindung direkt bei der Einrichtung.
Wie nehme ich an der Beta teil?
Schreiben Sie uns kurz, dass Sie Personio nutzen – wir schalten die Integration für Ihr Konto frei und begleiten die Einrichtung persönlich und kostenfrei. Sie nutzen Schulungstool noch nicht? Testen Sie 7 Tage kostenlos – die Personio-Beta schalten wir Ihnen anschließend frei.