Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse – etwa in Produktion, Lager oder Reinigung – schulen Sie mit Schulungstool genauso wie alle anderen: Die Mitarbeiter melden sich mit Benutzername und Passwort an, am eigenen Smartphone oder an einem gemeinsamen Gerät. Nur die Zugangsdaten kommen nicht per E-Mail, sondern von Ihnen – zum Beispiel als gedruckter Handzettel zusammen mit der Lohnabrechnung.

So kommen Benutzer ohne E-Mail-Adresse ins System

  • Per Benutzer-Import: Laden Sie Ihre Mitarbeiterliste hoch – die E-Mail-Spalte darf leer bleiben. Nach dem Import stellt die Ergebnisseite fertige Handzettel (PDF) mit den Zugangsdaten jedes neuen Benutzers zum Verteilen bereit.
  • Über die Personio-Integration: Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse werden automatisch mit angelegt. Der Probelauf weist in der jeweiligen Zeile darauf hin, dass Sie die Zugangsdaten persönlich übergeben.
  • Manuell erstellen: Beim Anlegen einzelner Benutzer lassen Sie das E-Mail-Feld einfach leer und vergeben direkt ein Startpasswort.

Zugangsdaten übergeben

Benutzername plus Startpasswort reichen für die erste Anmeldung. Ein Startpasswort legen Sie fest, indem Sie das Passwort des Benutzers ändern. Aktivieren Sie dabei den Passwortwechsel bei der nächsten Anmeldung: So kennt danach nur noch der Mitarbeiter selbst sein Passwort. Beim Benutzer-Import geht es noch schneller: Die generierten Handzettel enthalten alles, was der Mitarbeiter braucht.

Was ist mit Erinnerungen und Einladungen, die sonst per E-Mail kommen?

Benutzer ohne E-Mail-Adresse erhalten schlicht keine E-Mails – fällige Kurse sehen sie direkt nach der Anmeldung in ihrem Lernbereich. Für die Nachverfolgung nutzen Sie als Administrator die Berichte: Dort sehen Sie jederzeit, wer seine Unterweisungen noch nicht erledigt hat, und sprechen die Mitarbeiter gezielt an.

Tipp: Später E-Mail-Adresse nachtragen

Bekommt ein Mitarbeiter später eine E-Mail-Adresse, tragen Sie sie einfach in seinem Profil nach (bei Personio-synchronisierten Benutzern genügt die Pflege in Personio). Ab dann funktionieren E-Mail-Einladung, Erinnerungen und die Passwort-Vergessen-Funktion automatisch.