Wenn sich Unternehmen überlegen, Schulungen und Unterweisungen online durchzuführen, stellen diese sich oft die Frage: Wie können wir die Online Unterweisung durchführen ohne E-Mail-Adresse?
Benötigen die Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse für die Online Unterweisungen?
Die kurze Antwort: Selbstverständlich können Ihre Benutzer ihre Online Unterweisung auch ohne E-Mail-Adresse durchführen.
Zwar haben viele Mitarbeiter oder zu Schulende eine eigene E-Mail-Adresse, jedoch sind je nach Branche und Unternehmen auch teils viele Mitarbeiter dabei, die:
- keinen Bildschirmarbeitsplatz haben
- einen E-Mail-Account mit mehreren Personen teilen
- oder solche, die gar keine E-Mail-Adresse zur Verfügung haben.
Beispielsweise Mitarbeiter ohne Außenkontakt, Mitarbeiter in der Fertigung, Putzkräfte oder Hausmeister haben oftmals keine geschäftliche E-Mail-Adresse.
Auch jene Benutzer ohne E-Mail-Adresse können Sie selbstverständlich in Schulungstool schulen und unterweisen.
Online Unterweisung ganz ohne E-Mail-Adresse
Sie können Benutzer auch ohne eine E-Mail-Adresse in Ihr Schulungstool hinzufügen, da eine E-Mail-Adresse für die Erstellung eines Benutzers nicht zwingend notwendig ist. Diese Benutzer können sich, wie alle Benutzer, mit ihrem Benutzernamen und Passwort einloggen.
Um Ihre Benutzer in Ihr Schulungstool hinzuzufügen, können Sie diese entweder über den Kundensupport per Benutzerliste importieren oder einzelne Benutzer manuell über ein Formular erstellen.
Import per Benutzerliste
Die einfachste und schnellste Möglichkeit, eine größere Anzahl an Benutzern in Ihr Schulungstool zu bekommen, ist der Import per Benutzerliste über den Kundensupport.
Hierzu finden Sie eine dazugehörigen Anleitung zum Import per Benutzerliste. In dieser finden Sie eine Benutzerliste zum Ausfüllen, die Sie dann wie in der Anleitung beschrieben an uns zurücksenden können. Ein Import ist für gewöhnlich innerhalb eines Tages für Sie erledigt.
Eine Benutzerliste sieht meist aus wie folgt:
Weiter unten im Artikel wird beschrieben, auf welchen Wegen Sie Ihren Benutzern ihre Anmeldedaten übergeben können.
Manuelles Erstellen von Benutzern
Wenn Sie nur weniger als eine Handvoll Benutzer ohne E-Mail-Adresse in Ihr Schulungstool hinzufügen möchten, so ist es meist schneller, wenn Sie diese Benutzer manuell erstellen. Dies können Sie bequem in Ihrem Schulungstool durchführen.
Im Hilfebereich finden Sie die Anleitung zum manuellen Erstellen von Benutzern. Das Dialogfenster zum Erstellen eines Benutzers sieht aus wie folgt:
Nach dem manuellen Erstellen können sich Ihre Benutzer direkt einloggen.
Benutzern Ihre Zugangsdaten mitteilen
Sobald die Benutzer erstellt sind, können Sie Ihren Benutzern Ihre Zugangsdaten mitteilen, mit welchen diese sich einloggen können.
Benutzer ohne E-Mail-Adresse können sich mit ihrem Benutzernamen und ihrem Passwort einloggen. Jene Benutzer mit E-Mail-Adresse können sich zusätzlich auch mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort einloggen.
Da die Benutzer keine E-Mail-Adresse haben, muss die Übergabe auf anderem Wege geschehen. Nicht jedes Unternehmen ist gleich, daher präferiert jedes Unternehmen hierbei andere Möglichkeiten. Eine Auswahl von Möglichkeiten sind:
- Übergabe durch den direkten Vorgesetzten oder den jeweiligen Abteilungsleiter
- mit der Lohn-/Gehaltsabrechnung
- per Post
- Abholen bei einer von allen Mitarbeitern geschätzten und vertrauenswürdigen Person oder Abteilung
- Information, wo man sich seine Zugangsdaten holen kann über ein schwarzes Brett oder einen internen Chat
Es macht Sinn, dass Sie zu den Zugangsdaten noch ein Beiblatt dazugeben, in welchem Sie die Benutzer informieren, weshalb Sie eine Software für Online-Unterweisung und Schulung verwenden und wie sie Ihr Schulungstool am besten erreichen können.
Benutzer über die Kursteilnahme informieren
Sie können die Benutzer auf verschiedene Arten darüber informieren, dass eine Unterweisung oder Schulung von diesen erledigt werden muss.
Meist wird dies über den direkten Vorgesetzten durchgeführt, aber auch andere Möglichkeiten sind denkbar, die auch beim erstmaligen Informieren über die Zugangsdaten verwendet werden.
Sie können sich und anderen Kollegen über die Berichtsfunktion regelmäßig mitteilen lassen, für welche Benutzer eine neue Kursteilnahme angelegt wurde und welche Benutzer ihre Schulungen bald erledigen müssen oder die Frist vielleicht sogar überzogen haben.
Benutzer schulen mit Funktions-Mailadresse
Wenn sich mehrere Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse teilen, zum Beispiel eine Funktions-Mailadresse wie marketing@ihr-unternehmen.de, können diese eine gemeinsame E-Mail-Adresse nutzen, um sich die Benachrichtigungen senden zu lassen, dass eine Schulung für diese bereitsteht.
Mit dieser hinterlegten E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen können sich die Benutzer nicht einloggen oder ihr Passwort zurücksetzen. Jedoch erhalten sie hierüber die einzelnen Benachrichtigungen zu durchzuführenden Schulungen oder Erinnerungen.
Das macht beispielsweise Sinn, wenn alle Benutzer der gleichen Abteilung sowieso die exakt gleichen Schulungen erledigen müssen.
Die Möglichkeit der E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen können Sie im Administrationsbereich aktivieren unter Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > Optionale Benutzerattribute.
Aktivieren Sie den Punkt Zusätzliche E-Mail-Adresse, indem Sie auf den Schalter klicken. Dieser ist aktiviert, sobald dieser grün ist:
Ist dies aktiviert, können Sie Ihren Benutzern noch eine weitere E-Mail-Adresse hinzufügen, indem Sie beim Erstellen eines Benutzers nun direkt die zusätzliche E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen hinzufügen, oder dies beim Benutzer im Nachhinein im Benutzerprofil (Button Benutzer bearbeiten) ändern.
Wenn Sie eine zusätzliche E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen hinterlegen, erhalten die Benutzer ab dann Benachrichtigungen zu ihren Kursen über diese E-Mail.
Fazit
Tatsächlich ist eine gute Online Unterweisung nicht davon abhängig, ob alle Ihre Benutzer eine E-Mail-Adresse haben. Zwar ist eine Online Unterweisung mit Benachrichtigungen über eine E-Mail-Adresse mit etwas weniger Aufwand verbunden
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