Ein Unterweisungsnachweis belegt, wer wann zu welchen Themen unterwiesen wurde und wer die Unterweisung durchgeführt hat. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt in § 4 Abs. 1, dass Sie jede Unterweisung dokumentieren; eine bestimmte Form schreibt sie nicht vor. Mit der kostenlosen Vorlage unten halten Sie alle nötigen Angaben auf einem Blatt fest, als PDF zum Ausdrucken oder als Word-Datei zum Anpassen.

Unterweisungsnachweis Vorlage, Seite 1: Felder für Betrieb, Datum und unterweisende Person, Anlass zum Ankreuzen, Themenzeilen und Teilnehmerliste mit Unterschriftenspalte

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Die Vorlage hat zwei Seiten: den Nachweis mit allen Angaben aus dem DGUV-Muster und Platz für sieben Teilnehmende, dazu ein Zusatzblatt mit 23 weiteren Zeilen für größere Gruppen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Nach § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 muss jede Unterweisung dokumentiert werden und mindestens einmal jährlich stattfinden; eine Form oder eine Unterschrift schreibt die Vorschrift nicht vor.
  • Auf den Nachweis gehören Betrieb und Arbeitsbereich, Datum, unterweisende Person, Art und Inhalt der Unterweisung sowie die Namen der Teilnehmenden (Muster in der DGUV Regel 100-001).
  • Bei Gefahrstoffen und Biostoffen ist die Unterschrift der Unterwiesenen Pflicht (§ 14 GefStoffV, § 14 BioStoffV); bei Arbeitsmitteln sind Datum und Namen schriftlich festzuhalten (§ 12 BetrSichV).
  • Unterwiesen wird vor Aufnahme der Tätigkeit, danach mindestens jährlich, bei Jugendlichen halbjährlich (§ 29 JArbSchG) und zusätzlich aus besonderem Anlass.
  • Eine Aufbewahrungsfrist nennen die Vorschriften nicht. Heben Sie den Nachweis mindestens bis zur nächsten dokumentierten Unterweisung auf, besser länger.

Was muss auf einem Unterweisungsnachweis stehen?

Nach DGUV Vorschrift 1 hat ein Unterweisungsnachweis keine vorgeschriebene Form. Die DGUV Regel 100-001 (Ausgabe Juni 2025) enthält aber das Muster „Bestätigung der Unterweisung nach § 4 der DGUV Vorschrift 1“, das Sie betriebsspezifisch anpassen sollen. Die Vorlage oben folgt ihm; die Tabelle zeigt, welche Angaben dazugehören und warum.

Angabe Warum sie auf den Nachweis gehört
Unternehmen mit Anschrift, Betriebsteil oder Arbeitsbereich Ordnet die Unterweisung Betrieb und Arbeitsplatz zu; die Inhalte müssen arbeitsplatzbezogen sein (DGUV Regel 100-001).
Datum, in der Vorlage auch Uhrzeit und Ort Belegt den Zeitpunkt, den BetrSichV, GefStoffV und BioStoffV ausdrücklich schriftlich festgehalten sehen wollen.
Unterweisende Person mit Name und Funktion Zeigt, dass eine weisungsbefugte Person unterwiesen hat.
Art der Unterweisung (Erst-, Wiederholungs- oder Anlassunterweisung) Macht den Turnus prüfbar: vor Aufnahme der Tätigkeit, jährlich, halbjährlich oder aus besonderem Anlass.
Inhalte mit Grundlage, etwa Gefährdungsbeurteilung oder Betriebsanweisung Macht nachvollziehbar, was besprochen wurde; GefStoffV und BioStoffV verlangen, den Inhalt schriftlich festzuhalten.
Name der Teilnehmenden Belegt, wer unterwiesen wurde; die BetrSichV verlangt, die Namen schriftlich festzuhalten.
Unterschrift der Teilnehmenden Keine Pflicht nach DGUV Vorschrift 1, Pflicht nach GefStoffV und BioStoffV; erleichtert den Nachweis in jedem Fall.
Unterschrift der unterweisenden Person, Bemerkungen Schließt den Nachweis ab; unter Bemerkungen passen ausgehändigte Unterlagen oder die Art der Verständnisprüfung.

Drei staatliche Verordnungen gehen über die DGUV Vorschrift 1 hinaus:

  • Arbeitsmittel (§ 12 Abs. 1 BetrSichV): Datum jeder Unterweisung und Namen der Unterwiesenen schriftlich festhalten.
  • Gefahrstoffe (§ 14 Abs. 2 GefStoffV): Inhalt und Zeitpunkt schriftlich festhalten, von den Unterwiesenen durch Unterschrift bestätigt (mehr dazu im Ratgeber Gefahrstoff-Unterweisung).
  • Biostoffe (§ 14 Abs. 3 BioStoffV): ebenfalls Inhalt und Zeitpunkt schriftlich, mit Unterschrift der Unterwiesenen.

Grundlage der Inhalte sind laut DGUV Regel 100-001 unter anderem die Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanleitungen und Betriebsanweisungen. Die Vorlage hat dafür eine eigene Spalte.

Ist eine Unterschrift auf dem Unterweisungsnachweis Pflicht?

Nach DGUV Vorschrift 1 nicht. Die DGUV Regel 100-001 stellt klar: „Die DGUV Vorschrift 1 sieht weder eine bestimmte Form der Dokumentation noch eine Unterschrift der unterweisenden Person oder der Unterwiesenen vor.“ Im selben Abschnitt heißt es allerdings, dass eine Unterschrift der Unterwiesenen den Nachweis grundsätzlich erleichtert.

Zur Pflicht wird die Unterschrift durch Spezialvorschriften: § 14 Abs. 2 GefStoffV und § 14 Abs. 3 BioStoffV verlangen, dass die Unterwiesenen Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung durch Unterschrift bestätigen. § 12 Abs. 1 BetrSichV verlangt, Datum und Namen schriftlich festzuhalten; eine Unterschrift nennt der Paragraf nicht.

Für elektronische Unterschriften gibt der DGUV Fachbereich AKTUELL FBORG-004 (Stand 25. Juni 2021) die Linie vor: im Prinzip möglich, aber das bloße Einfügen einer eingescannten Unterschrift in ein Nachweisdokument ist kein eindeutiger Unterschriftsnachweis. Besser geeignet ist der Scan eines eigenhändig unterschriebenen Dokuments. Soll eine elektronische Unterschrift als rechtlicher Nachweis Bestand haben, muss sie als qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfolgen, denn die QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Wie oft müssen Sie unterweisen und die Unterweisung dokumentieren?

Vor Aufnahme der Tätigkeit, danach mindestens einmal jährlich, und jede dieser Unterweisungen wird dokumentiert. § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt die Unterweisung bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie, jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit. § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 ergänzt: erforderlichenfalls wiederholen, mindestens aber einmal jährlich.

Kürzere Intervalle gelten für Jugendliche (§ 29 Abs. 2 JArbSchG) und nach § 9 DGUV Vorschrift 25 „Überfallprävention“; beide fordern eine halbjährliche Unterweisung. Dazu kommen Unterweisungen aus besonderem Anlass. Die DGUV Regel 100-001 nennt unter anderem:

  • Zuweisung einer anderen Tätigkeit, Veränderungen im Aufgabenbereich oder in den Arbeitsabläufen
  • neue Arbeitsmittel, Technologien oder Arbeitsstoffe
  • neue Erkenntnisse aus der Gefährdungsbeurteilung, Ergebnisse von Betriebsbesichtigungen
  • Unfälle, Beinaheunfälle und sonstige Schadensereignisse

Welche Themen in welchem Turnus fällig sind, zeigt die Übersicht der Pflichtunterweisungen. Für neue Beschäftigte steht die Erstunterweisung in allen Fällen vor Aufnahme der Tätigkeit an.

Wer unterweist und wer unterschreibt?

Grundsätzlich unterweist der Unternehmer. Üblich ist laut DGUV Regel 100-001, die Aufgabe auf die unmittelbaren Vorgesetzten zu übertragen: Abteilungsleitung, Meister, Schichtführung oder Teamleitung. Diese Person unterschreibt den Nachweis als unterweisende Person; die Vorlage hat zusätzlich eine Zeile für die verantwortliche Führungskraft.

Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärzte und Sicherheitsbeauftragte können bei Unterweisungen beraten und mitwirken. Eigenverantwortlich durchführen dürfen sie Unterweisungen nicht, weil ihnen die nötige Weisungsbefugnis fehlt (DGUV Regel 100-001). Bei Arbeitnehmerüberlassung trifft die Unterweisungspflicht den Entleiher (§ 12 Abs. 2 ArbSchG); wie Sie Leiharbeiter unterweisen, erklärt ein eigener Ratgeber.

So füllen Sie die Vorlage aus

  1. Kopf ausfüllen: Betrieb und Standort, Arbeitsbereich, Datum, Uhrzeit, Ort, Name und Funktion der unterweisenden Person sowie die Sprache. Unterwiesen wird laut DGUV Regel 100-001 in verständlicher Form und Sprache (Tipps im Ratgeber zur mehrsprachigen Unterweisung).
  2. Anlass ankreuzen: Erstunterweisung, Wiederholung, Änderung von Arbeitsabläufen, Arbeitsmitteln oder Technik, nach Unfall oder Beinaheunfall, Sonstiges.
  3. Themen eintragen: bis zu vier Themenzeilen mit Grundlage, etwa Gefährdungsbeurteilung oder Betriebsanweisung mit Nummer.
  4. Unterlagen vermerken: ob und welche Unterlagen Sie ausgehändigt haben.
  5. Verständnis prüfen: durch Verständnisfragen, Vorführenlassen oder Beobachtung. Die bloße Übergabe von Unterlagen zum Selbststudium reicht laut DGUV Regel 100-001 nicht aus; Rückfragen müssen möglich sein.
  6. Teilnehmende eintragen lassen: Name und Vorname, Abteilung oder Personalnummer, Unterschrift. Ab der achten Person geht es auf dem Zusatzblatt weiter.
  7. Abschließen: Unterweisende Person und verantwortliche Führungskraft unterschreiben mit Datum. Legen Sie das Blatt dort ab, wo Sie es bei einer Prüfung wiederfinden.

Sicherheitsunterweisung Vorlage: Ablauf und Checkliste

Der Nachweis dokumentiert die Unterweisung; die zweite Vorlage hilft bei Vorbereitung und Durchführung einer Sicherheitsunterweisung. Auf einer Seite stehen der Ablauf in vier Schritten (Vorbereiten, Durchführen, Verständnis prüfen, Dokumentieren), eine Themen-Checkliste zum Abhaken und Platz für Notizen.

Sicherheitsunterweisung Vorlage: Checkliste mit Ablauf in vier Schritten, Themenliste von Gefährdungen über Schutzausrüstung bis Notfall und Feld für Notizen

Die Themen folgen den Inhalten, die die DGUV Regel 100-001 nennt (Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, sicheres Verhalten, Notfallmaßnahmen): Organisation und Ansprechpartner, Gefährdungen und Schutzmaßnahmen, persönliche Schutzausrüstung, Arbeitsmittel und Maschinen, Gefahrstoffe und Betriebsanweisungen, Verkehrswege, Ergonomie und Bildschirmarbeit, Notfall (Erste Hilfe, Brandschutz, Alarmierung, Flucht- und Rettungswege, Sammelplatz) und das Melden von Unfällen. Freie Zeilen nehmen betriebsspezifische Themen auf. Nach der Unterweisung übertragen Sie Datum, Themen und Teilnehmende in den Unterweisungsnachweis.

Wie lange müssen Sie den Unterweisungsnachweis aufbewahren?

Eine Aufbewahrungsfrist nennen weder § 12 ArbSchG noch § 4 DGUV Vorschrift 1, § 14 GefStoffV, § 14 BioStoffV oder § 12 BetrSichV. Unsere Empfehlung, und mehr als eine Empfehlung ist das nicht: Bewahren Sie jeden Nachweis mindestens auf, bis die nächste Unterweisung zum selben Thema dokumentiert ist, und legen Sie eine längere Frist mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Ihrer Berufsgenossenschaft fest. Gebraucht wird ein Nachweis meist erst, wenn etwas passiert ist, deshalb lieber länger als kürzer.

Was Schulungstool beim digitalen Unterweisungsnachweis übernimmt

Wer online unterweist, bekommt den Nachweis automatisch. Schulungstool hält jede Teilnahme mit Kurs und Zeitpunkt fest und stellt nach erfolgreichem Abschluss ein Teilnahmezertifikat aus (Anleitung: Teilnahme nachweisen per Zertifikat). Kurse können eine Verständnisprüfung mit Quizfragen enthalten, jede Schulung bietet eine eingebaute Möglichkeit für Rückfragen, und Wiederholungen laufen automatisch mit Erinnerungen. Für Audits zeigen Berichte, Datenexport und die Unterweisungsmatrix, wer wann welche Unterweisung abgeschlossen hat. Wer die Fristen vorerst in Excel verfolgt, findet im Ratgeber zur Schulungsmatrix eine kostenlose Vorlage mit Ampel und Jahresplan. Unter welchen Bedingungen Online-Unterweisungen zulässig sind, erklärt der Ratgeber dazu.

Optional aktivieren Sie unter Zustimmung einholen die Option Digitale Unterschrift des Teilnehmers einholen: Die Teilnehmenden unterschreiben per Touchscreen, Touchpen oder Maus, die Unterschrift wird gespeichert und auf das Teilnahmezertifikat gedruckt (Anleitung: Zustimmung einholen). Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Wo eine Vorschrift die Unterschrift der Unterwiesenen verlangt, also bei Gefahrstoffen und Biostoffen, nutzen Sie den ausgedruckten Nachweis mit eigenhändiger Unterschrift und laden den Scan hoch, oder Sie klären das Vorgehen mit Ihrer Berufsgenossenschaft.

Präsenzunterweisungen erfassen Sie im selben System: Öffnen Sie unter Kursteilnahmen die Kursteilnahme, wählen Sie Kursteilnahme bearbeiten und dann Kursteilnahme manuell als erledigt markieren, tragen Sie Erledigungsdatum und Notiz ein und laden Sie bei Bedarf ein eigenes Zertifikat hoch, etwa den Scan des unterschriebenen Nachweises; sonst erzeugt Schulungstool ein Zertifikat (Anleitung: Präsenzschulungen mit Schulungstool abbilden).

Häufige Fragen

Gibt es eine amtliche Vorlage für den Unterweisungsnachweis?

Nein. Die DGUV Regel 100-001 enthält das Muster „Bestätigung der Unterweisung nach § 4 der DGUV Vorschrift 1“ mit dem Hinweis, es betriebsspezifisch anzupassen; mehrere Berufsgenossenschaften stellen eigene Vordrucke bereit. Die Vorlage in diesem Beitrag folgt dem DGUV-Muster und ergänzt Uhrzeit, Ort, Sprache und die Grundlage der Themen.

Muss jede Person einzeln unterschreiben?

Nach DGUV Vorschrift 1 muss niemand unterschreiben. Wo GefStoffV oder BioStoffV die Bestätigung durch Unterschrift der Unterwiesenen verlangen, unterschreibt jede unterwiesene Person selbst. Eine Liste mit einer Zeile je Person, wie im DGUV-Muster und in der Vorlage, erfüllt das.

Was unterscheidet Unterweisungsnachweis und Unterweisungsprotokoll?

Meist nichts: Beide Begriffe werden für dasselbe Dokument verwendet. Die DGUV Regel 100-001 spricht von „Bestätigung der Unterweisung“, andere Vordrucke tragen die Überschrift Unterweisungsprotokoll oder Teilnehmerliste. Welcher Titel auf dem Blatt steht, spielt keine Rolle, solange die Angaben aus der Tabelle oben darauf stehen.

Darf der Unterweisungsnachweis digital geführt werden?

Ja. Eine Form der Dokumentation schreibt die DGUV Vorschrift 1 nicht vor, und laut FBORG-004 ist eine elektronische Unterschrift im Prinzip möglich. Zwei Einschränkungen bleiben: Als rechtlicher Nachweis hat eine elektronische Unterschrift nur als qualifizierte elektronische Signatur Bestand, und wo GefStoffV oder BioStoffV eine Unterschrift verlangen, ist der Scan des eigenhändig unterschriebenen Blatts der sichere Weg. Für Unterweisungen ohne Unterschriftspflicht schreibt die DGUV Vorschrift 1 keine Form vor: Eine Dokumentation in einer Software ist dort ebenso möglich wie auf Papier, solange sie Teilnehmende, Zeitpunkt, Inhalt und unterweisende Person festhält. Am Ende zählt weniger das Medium als die Lückenlosigkeit: Für jede Unterweisung muss sich belegen lassen, wer wann was von wem gelernt hat.

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 27. Oktober 2026.

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