Eine Schulungsmatrix zeigt auf einen Blick, welche Person welche Unterweisung oder Schulung wann zuletzt erhalten hat und wann die nächste fällig ist. Die kostenlose Excel-Vorlage unten rechnet die Fälligkeit aus Datum und Turnus selbst aus, färbt jede Zelle als Ampel und zählt im Jahresplan, wie viele Unterweisungen in welchem Monat anstehen.
Schulungsmatrix-Vorlage als Excel-Datei herunterladen (xlsx, 12 Themen, Beispieldaten zum Überschreiben)
Die Datei hat fünf Blätter: Hinweise, Themen mit Rechtsgrundlage und Turnus, die Matrix selbst, die berechneten Fälligkeiten und den Jahresplan. Sie läuft ohne Makros in Excel ab Version 2010 und in LibreOffice.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Schulungsmatrix kreuzt Mitarbeitende mit Themen. In jeder Zelle steht das Datum der letzten Unterweisung; Turnus und Fälligkeit ergeben sich daraus.
- Die Vorlage färbt jede Zelle automatisch: Rot für überfällig oder noch nie unterwiesen, Gelb für fällig innerhalb der Vorwarnzeit, Grün für in Ordnung, Grau für nicht relevant.
- Die zwölf vorbelegten Themen und ihr Turnus stammen aus unserer Übersicht der Pflichtunterweisungen, Stand 28. Oktober 2026. Sie sind Vorschläge, keine Rechtsberatung.
- Eine Qualifikationsmatrix ist etwas anderes: Sie bewertet Kompetenzstufen, die Schulungsmatrix dokumentiert Teilnahmen und Fristen.
- Ab etwa 50 Personen oder mehreren Standorten wird die Pflege von Hand zum Risiko. Dann übernimmt eine Software die Wiedervorlage.
Was ist eine Schulungsmatrix?
Eine Schulungsmatrix ist eine Tabelle, in der die Zeilen die Mitarbeitenden und die Spalten die Schulungs- oder Unterweisungsthemen bilden. Jede Zelle beantwortet eine Frage: Hat diese Person dieses Thema, und wenn ja, wann zuletzt? Im Arbeitsschutz heißt dieselbe Tabelle oft Unterweisungsmatrix, in der Personalabteilung Schulungsplan oder Trainingsmatrix.
Die Matrix erfüllt zwei Aufgaben zugleich. Nach innen ist sie das Planungswerkzeug: Wer ist im nächsten Monat dran, welche Themen stauen sich, wo fehlt eine Erstunterweisung? Nach außen ist sie der Nachweis für die Berufsgenossenschaft, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder den Auditor nach ISO 9001, dass Sie Ihre Unterweisungspflicht im Griff haben. Den eigentlichen Beleg je Unterweisung liefert sie nicht; dafür gibt es den Unterweisungsnachweis mit Datum, Inhalten und Teilnehmenden.
Was gehört in eine Schulungsmatrix?
Mindestens vier Angaben, sonst taugt die Tabelle weder zur Planung noch zum Nachweis:
- Mitarbeitende mit Personalnummer und Abteilung oder Funktion. Die Personalnummer hält Namensgleiche auseinander, die Funktion entscheidet darüber, welche Themen überhaupt zutreffen: Wer keinen Stapler fährt, braucht keine Staplerunterweisung.
- Themen mit Rechtsgrundlage, damit bei Rückfragen klar ist, warum ein Thema in der Matrix steht.
- Turnus je Thema, also der Abstand zwischen zwei Unterweisungen. Im Arbeitsschutz verlangt § 4 DGUV Vorschrift 1 die Wiederholung mindestens einmal jährlich, der Abstand beträgt also höchstens zwölf Monate; bei Jugendlichen sind es nach § 29 JArbSchG höchstens sechs.
- Datum der letzten Unterweisung je Person und Thema. Daraus entstehen die nächste Fälligkeit und die Ampel.
Hilfreich, aber nicht Pflicht: eine Spalte, die je Person zählt, wie viele Themen überfällig sind, und ein Jahresplan, der je Monat die anstehenden Unterweisungen summiert. Beides ist in der Vorlage enthalten.
So funktioniert die Excel-Vorlage
Die Vorlage ist so gebaut, dass Sie nur gelb hinterlegte Felder ausfüllen. Alles andere rechnet Excel.
Turnus prüfen (Blatt „Themen“)
Zwölf Themen sind vorbelegt, von der allgemeinen Arbeitsschutzunterweisung bis zum Hinweisgeberschutz. Zu jedem Thema stehen Rechtsgrundlage, der Turnus laut Vorschrift und der Turnus in Monaten, mit dem die Vorlage rechnet. Wo eine Vorschrift nur „regelmäßig“ sagt oder keinen Turnus nennt, etwa bei Datenschutz oder AGG, steht „Vorschlag“ daneben. Passen Sie Themen, Kurznamen und Monate an Ihre Gefährdungsbeurteilung an; die Matrix übernimmt die Änderung automatisch.
Daten eintragen (Blatt „Matrix“)
Je Person eine Zeile mit Nachname, Vorname, Personalnummer und Abteilung, je Thema das Datum der letzten Unterweisung. Die Spalten haben einen Filter, mit dem Sie nach Nachname sortieren oder eine Abteilung allein anzeigen. Trifft ein Thema nicht zu, tragen Sie einen Strich ein, und die Zelle wird grau. Leere Zellen gelten als offen und werden rot, denn eine fehlende Erstunterweisung fällt in jedem Audit auf. Für weitere Personen überschreiben Sie die Beispielzeilen oder tippen darunter weiter; Nummer, Ampel und Zählspalten reichen bis Zeile 200.
Die Ampel richtet sich nach dem Stichtag oben links (voreingestellt auf heute) und der Vorwarnzeit, voreingestellt auf 30 Tage:
| Farbe | Bedeutung | Regel |
|---|---|---|
| Rot | überfällig oder offen | nächste Fälligkeit liegt vor dem Stichtag oder kein Datum eingetragen |
| Gelb | bald fällig | nächste Fälligkeit innerhalb der Vorwarnzeit |
| Grün | in Ordnung | nächste Fälligkeit liegt nach der Vorwarnzeit |
| Grau | nicht relevant | Gedankenstrich eingetragen |
Rechts zählt die Vorlage je Person, über dem Tabellenkopf je Thema, und eine Legende erklärt die Farben, damit auch Kolleginnen und Kollegen die Datei ohne Anleitung lesen. So sehen Sie vor der Wiederholungsunterweisung sofort, welche Abteilung Sie zuerst einladen.
Wer ist wann dran? (Blatt „Fälligkeiten“)
Dieses Blatt zeigt dieselbe Matrix, aber mit dem Datum der nächsten Unterweisung je Zelle, berechnet aus letztem Datum plus Turnus. Mit dem Filter in der Themenspalte grenzen Sie ein, wer bei diesem Thema zwischen zwei Terminen fällig wird, und haben damit die Einladungsliste für den nächsten Unterweisungstermin. Die letzte Spalte zeigt je Person das früheste Datum oder „offen“, wenn eine Erstunterweisung fehlt.
Termine über das Jahr verteilen (Blatt „Jahresplan“)
Tragen Sie das Planjahr ein. Die Tabelle zählt je Monat und Thema, wie viele Personen eine Unterweisung brauchen, und zeigt in der ersten Zeile, was schon vor dem Planjahr fällig ist, einschließlich der Personen ohne Erstunterweisung. Häufen sich im Februar 13 Unterweisungen und im Juli keine, verschieben Sie Termine nach vorn; wer früher unterwiesen wird, hat eine frühere nächste Fälligkeit, nie eine spätere.
Welche Unterweisungen und Fristen stehen in der Vorlage?
Die Themen sind ein Startpunkt für einen gewerblichen Betrieb und bewusst breit: Arbeitsschutz allgemein, Jugendliche, Gefahrstoffe, Brandschutz, PSA, Lärm, Stapler, Arbeitsmittel, Datenschutz, AGG, KI-Kompetenz und Hinweisgeberschutz. Welche davon für Sie gelten, hängt von Ihrer Gefährdungsbeurteilung ab; eine Verwaltung ohne Lager streicht Stapler und Gefahrstoffe, ein Betrieb mit Nachtschicht ergänzt vielleicht Alleinarbeit.
Zu jedem Thema stehen in der Vorlage Rechtsgrundlage und Turnus laut Vorschrift, mit Stand und Quelle. Für die vollständige Übersicht mit Bußgeldern und Links zu den Themenartikeln lesen Sie welche Unterweisungen Pflicht sind. Wichtig für die Matrix: Der Turnus beginnt nicht erst beim ersten Jahrestag. Nach § 12 ArbSchG ist die Unterweisung bei der Einstellung fällig, vor Aufnahme der Tätigkeit, und bei neuen Arbeitsmitteln oder Aufgaben noch einmal. Diese Anlassunterweisungen tragen Sie als neues Datum ein; die nächste Wiederholung verschiebt sich dann entsprechend.
Schulungsmatrix oder Qualifikationsmatrix?
Beide Tabellen sehen gleich aus, beantworten aber verschiedene Fragen. Die Schulungsmatrix dokumentiert, wer wann an welcher Unterweisung oder Schulung teilgenommen hat, und steuert die Wiederholung. Die Qualifikationsmatrix (auch Kompetenz- oder Skill-Matrix) bewertet, wie gut jemand eine Tätigkeit beherrscht, meist in Stufen von „eingewiesen“ bis „kann anleiten“. Sie dient der Personalplanung: Wer darf an welcher Maschine arbeiten, wer kann im Urlaub vertreten, wo fehlt Nachwuchs?
Die Vorlage hier ist eine Schulungsmatrix. Sie bildet Teilnahmen und Fristen ab, keine Kompetenzstufen. Wer beides braucht, führt die Qualifikationsmatrix daneben und nutzt die Schulungsmatrix als Beleg dafür, dass die Grundlage jeder Qualifikation, die Unterweisung, aktuell ist.
Schulungsmatrix für ISO 9001 und Audits
Die ISO 9001 verlangt im Abschnitt 7.2 (Kompetenz), dass Sie die nötige Kompetenz der Beschäftigten bestimmen, sicherstellen und dokumentierte Informationen als Nachweis aufbewahren. Eine Schulungsmatrix ist dafür das übliche Werkzeug, weil der Auditor an einer Tabelle die Lücken schneller sieht als in einem Ordner mit Teilnehmerlisten. Drei Fragen stehen in einem Audit typischerweise im Raum: Gibt es für jede Person eine Erstunterweisung, ist keine Wiederholung überfällig, und passt der Turnus zur Vorschrift? Genau diese drei Fragen beantwortet die Ampel.
Für den Audittermin selbst setzen Sie den Stichtag in der Matrix auf das Datum des Audits. So zeigt die Ampel den Stand, den der Auditor sehen wird, und nicht den von heute.
Wo die Excel-Matrix an ihre Grenzen kommt
Die Vorlage funktioniert, solange eine Person sie pflegt und die Daten aus einer Quelle kommen. Schwierig wird es in drei Situationen:
- Viele Personen, viele Standorte: Ab etwa 50 Mitarbeitenden oder mehreren Standorten entstehen Kopien der Datei, und niemand weiß, welche aktuell ist. Zu diesem Problem hat Excel einen eigenen Ratgeber: Excel ist wie ein Schweizer Taschenmesser.
- Die Matrix erinnert niemanden: Gelb wird nur, wer die Datei öffnet. Die Einladung, die Nachfrage und der Nachweis bleiben Handarbeit.
- Die Matrix ist kein Nachweis: Sie zeigt ein Datum, aber nicht, was unterwiesen wurde und wer teilgenommen hat. Den Beleg müssen Sie getrennt ablegen.
In Schulungstool entsteht die Matrix aus den Kursteilnahmen von selbst. Unter Kursteilnahmen > Export > Matrix (Excel) laden Sie die Unterweisungsmatrix mit allen Personen und Kursen herunter; erledigte Teilnahmen sind grün, unerledigte gelb und überfällige rot hinterlegt (Anleitung: Export-Funktion für Kursteilnahmen). Den Turnus legen Sie einmal als Regelmäßige Kurswiederholung fest (Anleitung: Regelmäßige Kurswiederholungen einrichten), die Software plant die Wiederholung ein, erinnert per E-Mail und stellt nach dem Abschluss das Teilnahmezertifikat aus. Präsenzunterweisungen erfassen Sie im selben System, damit die Matrix vollständig bleibt. Wer heute mit der Excel-Vorlage beginnt, kann die Spalten später eins zu eins als Kurse anlegen.
Häufige Fragen
Ist eine Schulungsmatrix gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Vorgeschrieben ist die Unterweisung selbst (§ 12 ArbSchG) und ihre Dokumentation (§ 4 DGUV Vorschrift 1). Wie Sie den Überblick behalten, bleibt Ihnen überlassen. Die Matrix ist das einfachste Mittel, die Wiederholungsfristen nicht zu verpassen.
Welchen Turnus trage ich ein, wenn die Vorschrift nur „regelmäßig“ sagt?
Legen Sie den Abstand anhand Ihrer Gefährdungsbeurteilung fest und halten Sie die Begründung fest. Die Vorlage schlägt in diesen Fällen zwölf Monate vor, weil sich die Themen so mit der jährlichen Arbeitsschutzunterweisung bündeln lassen.
Wie bringe ich mehr als 200 Personen in die Vorlage?
Die Formeln der Blätter „Fälligkeiten“ und „Jahresplan“ reichen bis Zeile 200. Für mehr Personen kopieren Sie die Formelzeilen weiter nach unten oder legen je Standort eine Datei an. Ab dieser Größe lohnt sich allerdings der Blick auf eine Software, die die Matrix aus den Teilnahmen erzeugt.
Kann ich die Vorlage auch für Weiterbildungen nutzen?
Ja. Themen und Turnus sind frei; tragen Sie etwa „Produktschulung“ mit 24 Monaten ein. Nur die Rechtsgrundlage bleibt dann leer.
Quellen
Alle Quellen abgerufen am 28. Oktober 2026.
- § 12 ArbSchG „Unterweisung“: gesetze-im-internet.de
- DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“, § 4: publikationen.dguv.de (PDF)
- § 29 JArbSchG: gesetze-im-internet.de
- Themen und Turnus der Vorlage: Welche Unterweisungen sind Pflicht?, Stand 28. Oktober 2026