Sie möchten gerne Online-Schulungen bei Ihnen im Unternehmen einführen, wissen aber noch nicht genau, wie Sie Ihre Kollegen überzeugen können? Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.
Online-Schulungen zunächst ausprobieren und im Probelauf testen
Es immer sinnvoll, sich zunächst selbst mit dem System vertraut zu machen. So bekommt man ein Gefühl für die Verwendung einer Software und kann es auch bereits mit ein paar Benutzern testen. So bekommt auch man bereits nach kurzer Zeit erstes Feedback und kann mögliche Fallstricke oder Probleme früh erkennen.
Man wird dadurch praktisch selbst schnell zum Experten für diese Software und kann aufkommende Fragen meist selbst schnell beantworten. Durch das erste Testen mit anderen Kollegen erfährt man auch direkt, wie das System angenommen wird und ob ein Großteil der Kollegen gut damit klarkommt. Das hilft Ihnen dabei, erste Zweifel an der Annahme durch die Belegschaft zu entkräften.
Gute Gründe für Online Schulungen kennen
Unterschiedliche Abteilungen und Verwender haben unterschiedliche Vorteile durch die Verwendung von Online-Schulungen. Daher können Sie die Gründe erwähnen, welche für die einzelnen Abteilungen besonders relevant und die Verwendung praktisch zum No-Brainer für diese Abteilung machen.
Orts- und zeitunabhängig
Ein wichtiger Unterschied zwischen Präsenzschulungen und Online-Schulungen sind die örtliche und zeitliche Unabhängigkeit, die viele sehr zu schätzen wissen. Insbesondere wer volle Zeitpläne oder große örtliche Distanzen zwischen Unternehmensbereichen oder Filialen hat, kennt das Problem mit der Terminfindung, sodass alle Beteiligten an einem bestimmten Zeitpunkt Zeit haben und auch vor Ort sein können. Hierbei helfen Ihnen Online-Schulungen dabei, da Ihre Benutzer die Schulungen jederzeit und an jedem Ort (mit Internetverbindung) durchführen und erledigen können.
Geringerer Organisationsaufwand
Besonders für die Schulungsverantwortlichen bedeuten Online-Schulungen einen deutlich geringeren Organisationsaufwand. Die Präsentationen sind schnell hochgeladen und auch die Benutzer können beispielsweise schnell über E-Mail-Einladungen oder Import in das System integriert werden.
Wenn Schulungen durchgeführt werden sollen, so können Sie für diese eine Kursteilnahme einstellen, bei welcher Sie auch direkt festlegen können, bis wann diese erledigt werden sollen. Dabei können die Benutzer auch automatisch an die Erledigung erinnert werden, sodass diese nicht vergessen werden.
Ist die Schulung erfolgreich erledigt, so erstellt das System automatisch ein Teilnahmezertifikat, in welchem der Name des Benutzers, der Name des Kurses und auch das Datum der Erledigung zu finden sind. Dadurch müssen Sie diese nicht manuell erstellen oder mühselig Teilnahmebescheinigungen erstellen. Der Vorteil an der digitalen Variante ist auch, dass Sie diese direkt über den QR-Code überprüfen können und dass diese fälschungssicher sind.
Im Dashboard erhalten Sie zu jeder Zeit eine Übersicht über das Geschehen und sehen, wie viele Benutzer ihre Schulungen noch durchführen müssen und welche möglicherweise bereits überfällig sind, sodass Sie leicht eingreifen können und die Benutzer beispielsweise nochmal manuell an die Erledigung erinnern können.
Zeitersparnis durch Online-Schulungen
Alle Benutzer können sich durch die Schulung online Zeit sparen. Die Benutzer können in ihrem Tempo ungestört ihre Schulungen erledigen und müssen nicht darauf warten, bis alle anderen in der Präsenzschulung die Inhalte verstanden haben.
Auch die Administratoren sparen sich Zeit, da Organisationsaufwand und das Schulen in Präsenz nicht mehr notwendig ist.
Kostenersparnis
Mit der Durchführung von Online-Schulungen in Schulungstool sparen Sie bis zu 66% im Vergleich zu Präsenzschulungen, wenn man nur die reine Zeit der Benutzer betrachtet und die Zeiteinsparung der Schulenden. Hier finden Sie ein Rechenbeispiel dazu. Durch die Verwendung von Online-Schulungen entfallen jedoch auch anfallende Reisekosten und Kosten für eine Unterkunft für weiter entfernte Schulungen. Aber auch Verpflegung, extra anfallender Aufwand bei Abwesenheit eines Mitarbeiters oder auftretende Wartezeiten, wenn einzelne Termine nicht gut mit den Zeitplänen einzelner Mitarbeiter zusammenpassen, entfällt. Auch die Anwesenheit von externem Schulungspersonal ist dadurch meist nicht mehr notwendig.
Online-Schulungen sind jederzeit wiederholbar
Wenn ein Mitarbeiter einen Sachverhalt nochmal nachschlagen möchte, so ist dies bei der Verwendung von Online-Schulungen sehr einfach. Man kann sich die Schulung an der gleichen Stelle erneut ansehen. Bei Präsenzschulungen ist dies deutlich erschwert, da man oftmals erst den richtigen Ordner finden muss, in welchem man die Unterlagen abgelegt hat. Oder aber man hat diesen nicht immer zur Hand, beispielsweise wenn man abwechselnd im Büro und im Homeoffice arbeitet.
Datenschutzfreundliche und DSGVO-konforme Nutzbarkeit
Sie können Schulungstool DSGVO-konform nutzen und damit Ihre Online-Schulungen durchführen. Unser Serverstandort ist Deutschland und wir verwenden sehr wenige Unterauftragnehmer. Das ist vielen Datenschutzbeauftragten wichtig, weshalb dies für Sie gute Anknüpfungspunkte sind, um auch die für den Datenschutz zuständigen Kollegen von Online-Schulungen zu begeistern.
Erfolgskontrolle feststellbar durch Quizfragen
Um festzustellen, dass Mitarbeiter die Inhalte auch tatsächlich verstanden haben, sind Quizfragen sinnvoll. So können die Kollegen auch selbst feststellen, ob sie den Inhalt verstanden haben oder ob sie bestimmte Inhalte möglicherweise nochmal genauer ansehen sollten. Hierbei ist für den Admin einstellbar, ob dieser eine bestimmte Mindestbestehensgrenze verwenden möchte, wobei man die Schulung nur erfolgreich abschließen kann, wenn man eine vom Admin einstellbare Mindestbestehensgrenze überschreitet.
Inhalte schnell aktualisierbar bei Online-Schulungen
Manche Schulungsinhalte müssen regelmäßig aktualisiert werden, wenn sich beispielsweise eine Methode ändert oder sich eine gesetzliche Regelung ändert. Bei der Verwendung von Präsenzschulungen müssten hier zwischendurch kurze Briefings durchgeführt werden um wieder auf den aktuellen Stand zu kommen.
Bei Online-Schulungen können Sie hier in wenigen Schritten die Inhalte der Schulung aktualisieren. Wenn zwischendurch wichtige Neuerungen sind, können diese auch nochmal in einer sehr knappen, wenige Seiten langen Schulung nähergebracht werden. So sind alle Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand der Dinge.
Einfache und intuitive Bedienung
Ein wichtiger Punkt, den viele Softwareverwender erst merken, wenn dieser fehlt, ist die einfache und intuitive Bedienung. Für fortgeschrittene Anwender macht diese die Verwendung der Software angenehm und sorgt dafür, dass die Verwendung Spaß bereitet. Für Anwender, welche noch wenig Erfahrung in der Verwendung von Software haben, ist eine einfache Bedienung jedoch besonders wichtig. Eine sperrige Software kann hierbei schnell zu Frust führen und im schlimmsten Fall zur allgemeinen Ablehnung von Software führen. Das Gute ist: Sie können schon vorab testen, ob Ihre Kollegen gut mit einzelnen Schulungssoftwares klarkommen. Dies können Sie testen, indem Sie diese vorab mit ein paar Kollegen ausprobieren und beispielsweise einen Probelauf starten.
Geringe Vorbereitungszeit bei Online-Schulungen
Sie können praktisch innerhalb weniger Sekunden Ihre Schulungstool-Umgebung erstellen und innerhalb kurzer Zeit komplett einrichten. Meist dauert es länger herauszufinden, welcher Mitarbeiter eine bestimmte Schulung erledigen muss und diesen beispielsweise per Brief einzuladen und einen passenden Termin zu finden. Bei Online-Schulungen können sich die Benutzer die Zeit so einteilen und die Schulungen dann erledigen, wie es in ihren Zeitplan gut passt.
Menschen entscheiden sich unterschiedlich
Im Arbeitsalltag, aber auch im alltäglichen Leben haben wir es oftmals mit sehr unterschiedlichen Menschen zu tun. Jeder hat hierbei eine andere Herangehensweise, wie er oder sie an eine Sache herangeht. Manche Menschen möchten lieber von anderen überzeugt werden und bekommen durch Fragenstellen heraus, ob ihnen etwas zusagt oder nicht. Andere möchten Dinge lieber ausprobieren und selbst erkunden. Wieder andere lesen sich gerne in eine Thematik ein.
Es hilft Ihnen sehr weiter, wenn Sie herausfinden können, wie Ihr Gegenüber am liebsten eine Entscheidung trifft. Hierzu können Sie die Person auch einfach fragen, wie sie in der Vergangenheit Entscheidungen getroffen hat und was ihnen geholfen hat, eine Entscheidung zu treffen. Wenn Sie dies wissen, können Sie den Kollegen die Informationen und Möglichkeiten in ihrer bevorzugten Art geben oder aufzeigen.
Fazit
Die Verwendung von Online-Schulungen bietet vielen Abteilungen im Unternehmen enorme Vorteile. Wenn Sie den einzelnen Abteilungen ihre relevanten Vorteile zeigen können, so können Sie diese leichter von der Verwendung von Online-Schulungen überzeugen.
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