Viele Dokumentenmanagementsysteme nehmen Dokumente per E-Mail entgegen – DocuWare, ecoDMS oder d.velop stellen dafür eine eigene Import-Adresse bereit. Tragen Sie diese Adresse in Schulungstool als Weiterleitungsziel ein, und jedes neue Teilnahmezertifikat landet automatisch in Ihrem DMS. Ohne Zusatzsoftware und ohne technisches Projekt: Die Einrichtung ist ein einziges E-Mail-Feld.
So richten Sie die Weiterleitung ein
Sie haben drei Stellen zur Auswahl, je nachdem wie gezielt die Ablage sein soll:
- Für das ganze Konto: Öffnen Sie im Administrationsbereich Einstellungen und tragen Sie die Import-Adresse Ihres DMS bei Jedes Teilnahmezertifikat per E-Mail weiterleiten ein. Ab dann wird jedes neue Zertifikat dorthin gesendet.
- Je Gruppe: In den Einstellungen einer Gruppe gibt es das Feld Teilnahmezertifikate per E-Mail weiterleiten – praktisch, wenn zum Beispiel nur die Zertifikate der Produktion in einen bestimmten Ordner sollen.
- Je Kurs: Auch einzelne Kurse können eine eigene Weiterleitungsadresse haben, etwa für Unterweisungen mit besonderer Nachweispflicht.
Die Adressen lassen sich kombinieren: Schulungstool sendet das Zertifikat an alle zutreffenden Ziele, jede Adresse erhält es genau einmal.
Wann sich der direkte Weg lohnt
Die E-Mail-Ablage ist der schnellste Weg und völlig ausreichend, wenn Ihr DMS den Mail-Import beherrscht. Noch robuster ist die direkte Ablage: Schulungstool kann Zertifikate auch auf Ihren eigenen SFTP-Server hochladen – zum Beispiel in einen Ordner, den Ihr DMS überwacht – oder sie direkt in der digitalen Personalakte von Personio ablegen (Personio-Integration). Beide Wege haben ein Zustellprotokoll mit automatischen Wiederholungen, falls das Ziel einmal nicht erreichbar ist.
Sie sind unsicher, welcher Weg zu Ihrem System passt? Schreiben Sie uns – wir helfen bei der Einrichtung.