Schulungstool lädt jedes neue Teilnahmezertifikat automatisch auf Ihren eigenen SFTP-Server hoch – zum Beispiel in einen Ordner, den Ihr Dokumentenmanagementsystem überwacht. DocuWare und d.velop etwa holen Dokumente aus einem überwachten Ordner selbstständig ab; so landen Unterweisungsnachweise ohne Handarbeit in Ihrer Ablage. Fehlgeschlagene Übertragungen sehen Sie im Zustellprotokoll und können sie dort mit einem Klick wiederholen.

So richten Sie die Ablage ein

  1. Öffnen Sie im Administrationsbereich Einstellungen, dann den Bereich Integrationen, und wählen Sie bei der Zertifikats-Ablage den eigenen SFTP-Server aus.
  2. Tragen Sie Server, Port, Benutzername, Passwort und optional den Zielordner ein und klicken Sie auf Speichern und Verbindung testen. Schulungstool meldet sich an und prüft mit einer kurzen Schreibprobe, ob der Zielordner wirklich beschreibbar ist.
  3. Bestätigen Sie den Host-Schlüssel des Servers. Schulungstool zeigt Ihnen den Fingerprint an – vergleichen Sie ihn mit dem, den Ihnen Ihr Server-Betreiber nennt, und bestätigen Sie ihn. Ab jetzt werden neue Zertifikate automatisch hochgeladen.

Der bestätigte Host-Schlüssel ist eine Sicherheitsfunktion: Ändert sich der Schlüssel des Servers später, stoppt Schulungstool die Übertragungen sofort, statt dem neuen Schlüssel blind zu vertrauen. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nach dem Einrichten nie wieder angezeigt.

Gut zu wissen

  • Übertragen werden neue Zertifikate ab dem Zeitpunkt der Einrichtung; bestehende Zertifikate werden nicht nachträglich hochgeladen. Für Bestandsdaten nutzen Sie den Zertifikate-Download.
  • Schlägt eine Übertragung fehl, wiederholt Schulungstool sie automatisch in wachsenden Abständen und benachrichtigt die Administratoren, falls sie dauerhaft scheitert. Im Zustellprotokoll der Integrations-Einstellungen sehen Sie jeden Vorgang.
  • Über das Dreipunktmenü können Sie die Ablage jederzeit pausieren, fortsetzen oder trennen – bereits übertragene Dateien und alle Zertifikate in Schulungstool bleiben dabei unberührt.

Ihr DMS nimmt Dokumente lieber per E-Mail entgegen? Dann ist die Ablage per E-Mail ins DMS der schnellste Weg. Und wenn Ihre Mitarbeiterdaten in Personio liegen, legt Schulungstool Zertifikate direkt in der digitalen Personalakte ab.