Erfahrungsgemäß kommen immer wieder ähnliche Fragen auf, wenn Unternehmen innerhalb des Unternehmens Online-Schulungen einführen möchten.
Wir haben Ihnen 5 Fragen herausgesucht, welche uns oft gestellt werden. Zu diesen sind selbstverständlich auch die Antworten dabei.
1. Wir möchten bei uns Online-Schulungen einführen. Wie bekomme ich unsere Benutzer in das System?
Bei Schulungstool gibt es hier drei Möglichkeiten, die Benutzer in das System zu bekommen:
Möglichkeit 1: Benutzer per E-Mail einladen
Vor allem Kunden, die eine große Anzahl an Mitarbeitern mit E-Mail-Adresse haben, benutzen bevorzugt diese Möglichkeit.
Sie können Ihre Benutzer per E-Mail einladen. Dadurch bekommen diese eine Einladung per E-Mail. Mit dieser können sie sich einen Benutzeraccount erstellen und sich einen Benutzernamen und ein Passwort setzen. Dadurch erhalten sie direkt Zugriff auf Schulungstool und können mit den Schulungen starten, sobald sie für die Benutzer Kursteilnahmen anlegen.
Eine kleine Anleitung zum Einladen per E-Mail finden Sie in unserem Hilfebereich.
Möglichkeit 2: Benutzer importieren über den Support
Wenn viele der Benutzer keine E-Mail-Adresse haben, so können diese Schulungstool dennoch nutzen. Eine gute Möglichkeit um viele Benutzer gleichzeitig ins System zu bekommen, ist der Import der Mitarbeiter.
Hierbei können Sie eine von uns zur Verfügung gestellte Liste befüllen, welche Sie in unserem Hilfebereich downloaden können.
Den Import führen wir gerne für Sie durch. Dieser Service ist bei uns selbstverständlich in Ihrem Abonnement inbegriffen und ist meist innerhalb eines Tages erledigt.
Möglichkeit 3: Benutzer manuell erstellen
Wenn Sie nur eine kleine Anzahl an Benutzern in das System bekommen wollen, so können Sie Ihre Benutzer auch manuell in Schulungstool anlegen.
Dies macht insbesondere Sinn, wenn Ihr Benutzer keine E-Mail-Adresse hat.
Eine kleine Anleitung finden Sie in unserem Hilfebereich.
2. Welche Arten von Folien kann ich hochladen oder erstellen?
Ihre Schulung kann aus verschiedenen Folien bestehen.
Dazu gehören:
- PDFs
- Bilddateien wie beispielsweise .jpeg oder .png
- Videos im mp4-Format, wenn Sie diese in Schulungstool hochladen möchten
- Videos in beliebigen Formaten, wenn Sie diese über Vimeo oder YouTube einbinden möchten
- Quizfragen, einzeln angelegte und solche, welche Sie als Teil eines Fragenpools nutzen können
- Freitext-Artikel, die ähnlich wie ein Blogbeitrag aus verschiedenen Medien erstellt werden können
- Begleitmaterial in Form von downloadbaren Dateien oder Weblinks
- mp3-Dateien als Teil einer Folie zum Beispiel als Voice-Over
3. Wie lange dauert es um Online-Schulungen einführen zu können?
Sie können damit rechnen, dass Sie innerhalb von weniger als einem Tag und bis zu einer Woche erfolgreich Online-Schulungen einführen und damit voll durchstarten können – je nachdem, wie viel Sie verändern oder anpassen möchten und wie schnell Sie alle nötigen Schulungen parat haben, kann dies kürzer oder länger dauern.
Ihr Schulungstool-Konto für Ihr Unternehmen zu erstellen, dauert nur wenige Sekunden bis Minuten. Hierbei können Sie die gewünschte Internetadresse wählen, unter welcher Ihr Schulungstool erreichbar sein soll. Außerdem können Sie direkt den ersten Administrator in Ihrem Schulungstool erstellen – das sind Sie als Ersteller.
Sie erhalten direkt danach eine Mail, in welcher Sie Ihre E-Mail bestätigen können und in dieser können Sie direkt Ihr Schulungstool bestätigen und haben direkt Zugriff auf Ihr neues Schulungstool.
Wenn Sie Ihre Unterweisungen und Schulungen bereits fertig vorliegen haben, können Sie diese direkt in Schulungstool hochladen. Das benötigt je nach Anzahl der Kurse nur Minuten – vergessen Sie hierbei jedoch nicht, sich Zeit für das Ausdenken von Quizfragen einzuplanen, wenn Sie diese nutzen möchten.
Verschiedene Möglichkeiten Benutzer ins System bekommen: unterschiedliche Dauer je Möglichkeit
Wenn Sie Ihre Benutzer per E-Mail einladen möchten, so ist dies insgesamt schnell möglich. Hierfür können Sie die E-Mails als Liste angeben und direkt in Schulungstool die Einladungen anstoßen. Der größte Zeitaufwand wäre hier wahrscheinlich, die einzelnen E-Mails Ihrer zukünftigen Benutzer zusammenzusuchen und richtig einzugeben beziehungsweise zu kopieren und einzufügen.
Wenn Sie Ihre Benutzer jedoch lieber per Import in Ihr System bekommen möchten, so können Sie eine Benutzerliste herunterladen und befüllen. Diese können Sie uns dann per E-Mail an support@schulungstool.de oder direkt innerhalb Ihres Schulungstools senden. Wir importieren diese gerne für Sie – dies dauert normalerweise unter einem Tag.
Wenn Sie dies möchten, können Sie Ihre Zertifikate anpassen, sodass diese zu Ihrem Corporate Design passen. Hierfür können Sie sich einen Zertifikatshintergrund beispielsweise in einem Bildbearbeitungsprogramm oder ähnlichem erstellen. Gerne können wir Ihnen dabei auch helfen, wenn Sie hierfür Hilfe benötigen oder speziellere Anpassungen wünschen.
Sie können Ihr Schulungstool auch mit Ihrem Logo versehen, sodass Ihre Benutzer direkt erkennen, dass sie sich am richtigen Ort befinden. Das stärkt das Vertrauen in Ihr Schulungstool-Konto.
Sobald Sie mit der Schulung Ihrer Benutzer starten möchten, können Sie Ihr Abonnement starten. Dabei können Sie Ihren gewünschten Tarif und Ihre gewünschte Zahlungsart auswählen und Ihre Vertragsdaten ergänzen. Dies dauert voraussichtlich wenige Minuten.
Gerne können wir Ihnen auf Wunsch Ihr Schulungstool noch weiter anpassen. Beispielsweise können wir die Buttonfarbe innerhalb Ihres Schulungstools und auch das Favicon, das kleine Bild oben im Browser, an Ihr Corporate Design anpassen.
Auch ist es möglich, dass Sie Ihre eigene Domain oder Subdomain aufschalten. Also beispielsweise schulungen.ihre-firma.de oder ihre-firma-schulungen.de. Sprechen Sie uns hierfür gerne an, sodass wir Ihnen hierfür eine kleine Anleitung für Ihre IT senden können.
4. Können wir auch Externe schulen, wenn wir Online-Schulungen einführen?
Das ist selbstverständlich möglich. Sie können zum Beispiel Ihre Gäste schulen, oder aber auch Ihre Geschäftspartner und Kunden. Sie können hierbei selbstverständlich selbst entscheiden, wen Sie schulen möchten.
5. Wie können wir die Gruppen-Funktion sinnvoll für unser Unternehmen verwenden?
Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten, wobei wir Ihnen mehrere zeigen. Hierfür können Sie auch mehrere der genannten Möglichkeiten verwenden und Sie können hierbei jedoch auch selbst kreativ werden, denn möglicherweise gibt es für Ihr Unternehmen noch eine sinnvollere Einteilung als die vorgestellten.
Möglichkeit 1: Jede Abteilung erhält ihre eigene Gruppe
Eine häufig verwendete Möglichkeit ist jene, bei welcher jede Abteilung eine eigene Gruppe erhält. Insbesondere, wenn sich diese Abteilungen grundlegend in den Arbeitsweisen und den Gefährdungen bei der Arbeit unterscheiden.
Muss eine abteilungsbezogene Gruppe eine Unterweisung durchführen, dann können Sie die Kursteilnahmen für diese Gruppe mit wenigen Klicks erstellen. Sie müssen dann bei der Erstellung nicht jeden einzelnen Mitarbeiter auswählen, sondern können einfach diese eine Gruppe auswählen.
Das spart Ihnen Zeit, wenn die Schulungen sehr abteilungsbezogen durchgeführt werden müssen.
Dies können Sie in beliebiger Genauigkeit durchführen.
Möglichkeit 2: Eine Tätigkeit oder eine Art von Arbeitsplatz erhält eine Gruppe
Eine andere Möglichkeit ist es, die Gruppen je nach Tätigkeit, Arbeitsplatz oder je Maschine oder Fahrzeug zu erstellen. Das ist ein sehr arbeitsplatzbezogenes Vorgehen.
Hier wird jeder Benutzer in eine bestimmte Gruppe hinzugefügt, der eine bestimmte Maschine nutzt oder eine bestimmte Art Arbeitsplatz hat, sodass diesen Benutzern bestimmte arbeitsplatzbezogene Schulungen zugeteilt werden können.
Möglichkeit 3: Jeder Kunde/ Geschäftspartner erhält eine Gruppe
Dies verwenden vor allem jene Unternehmen, die als Dienstleister für andere Unternehmen tätig sind (zum Beispiel als Arbeitsschutz-Unternehmen, welche Arbeitsschutzschulungen für andere Unternehmen durchführen) oder jene Unternehmen, die ihre Kunden oder Geschäftspartner schulen möchten (zum Beispiel Produktschulungen für ihre Kunden).
Hierfür wird für jeden Kunden, also für jedes Unternehmen, welches Ihr Kunde ist und geschult werden soll, eine Gruppe erstellt. Die Mitarbeiter dieses Kunden können dann in diese Gruppe hinzugefügt werden und Sie erhalten so auch direkt einen Überblick, welcher Mitarbeiter dieses Kunden die Schulungen bereits erledigt hat.
Man kann hierfür jedoch auch praktischerweise jeweils eine eigene Schulung je Kunden erstellen, sodass diese an die Gegebenheiten des Kunden angepasst werden können.
Online-Schulungen einführen: Fazit
Am Anfang sind es oft sehr ähnliche Fragen, die sich Unternehmen stellen, wenn Sie Online-Schulungen einführen möchten oder zunächst mit dem Gedanken spielen.
In diesem Artikel wurden Ihnen verschiedene und relativ häufig aufkommende Fragen vorgestellt. Mit einer großen Wahrscheinlichkeit ist eines oder mehrere Fragen tatsächlich für Sie relevant, wenn Sie mit dem Gedanken spielen, ob Ihre Unternehmen Online-Schulungen einführen soll.
Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns diese gerne per Mail an support@schulungstool.de senden oder in unserem Hilfebereich nachsehen, welcher Ihnen rund um die Uhr auf unserer Webseite zur Verfügung steht.
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